Dwa aksè anba GDPR la: sijè ki abòde atik 15 AVG la

Dwa aksè ki nan atik 15 Règleman Jeneral sou Pwoteksyon Done yo, ke yo rekonèt nan Peyi Ba yo kòm Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bay nenpòt moun dwa pou mande yon òganizasyon si l ap trete done pèsonèl sou yo, pou resevwa yon kopi done sa yo, epi pou yo di yo rezon ki fè yo, moun k ap resevwa yo, peryòd konsèvasyon an ak sous la. Kontwolè a dwe reponn nan yon mwa, gratis, epi li ka sèlman limite aksè a lè sa nesesè pou pwoteje dwa ak libète lòt moun. Nan Peyi Ba yo, yo ka pote yon refi nan tribinal distri a pa petisyon nan sis semèn anba atik 35 Lwa sou Aplikasyon GDPR a (Uitvoeringswet AVG).

AVG a pa yon lwa apa nan peyi Oland: se non Règleman an li menm nan peyi Oland, ki aplike dirèkteman. Sa lwa peyi Oland la ajoute a se Uitvoeringswet AVG a, ki ranpli chwa Règleman an te kite pou eta manm yo epi ki etabli kijan dwa sa a aplike devan Autoriteit Persoonsgegevens ak tribinal yo. Atik sa a pale sou sijè ki abòde atik 15 la, limit li yo, ak pwosedi ki swiv yon refi.

Ki sa atik 15 la vrèman ba ou

Atik 15(1) an gen ladan l de dwa ke moun souvan konfonn. Premye a se konfimasyon: yon repons wi oswa non pou kesyon si done pèsonèl ki konsène w yo ap trete. Dezyèm lan, ki rive sèlman si repons lan se wi, se aksè a done sa yo ansanm ak uit enfòmasyon siplemantè. Atik 15(3) an ajoute obligasyon pou bay yon kopi.

Atik 15(2) la ajoute ke lè done pèsonèl yo transfere nan yon twazyèm peyi oswa yon òganizasyon entènasyonal, ou gen dwa pou yo enfòme w sou garanti apwopriye yo itilize pou transfè sa a. Ansanm, bagay sa yo se rezon ki fè yon kopi done san fòm pa konfòm: kopi san kontèks la pa satisfè atik 15 la.

Done pèsonèl se yon kategori laj, epi kontwolè yo souvan defini li twò etwatman. Li kouvri pi plis pase yon non ak yon adrès: pwofil konpòtman, evalyasyon ak opinyon ki anrejistre sou ou, imaj kamera, anrejistreman apèl, idantifyan aparèy, dat ak lè koneksyon, adrès IP ak konklizyon yo tire sou ou, tout kalifye le pli vit ke yo ka lye, dirèkteman oswa endirèkteman, avèk ou kòm yon moun ki idantifyab. Definisyon GDPR a laj volontèman, epi responsablite pou eksplike poukisa yon bagay pa tonbe ladan l se responsablite kontwolè a.

Ki moun ki ka poze kesyon, e ki moun ki dwe reponn

Dwa a se pou moun ki konsène a: yon moun fizik vivan ki idantifye oswa idantifyab. Laj, nasyonalite ak rezidans pa enpòtan. Yon paran oswa yon gadyen legal ka aji pou yon minè, epi yon reprezantan tribinal nonmen ka aji pou yon granmoun ki pa gen kapasite. Nenpòt lòt moun bezwen yon otorizasyon alekri, epi yon kontwolè gen dwa verifye li. Dwa a pa kontinye apre lanmò, paske Règleman an pa aplike pou done moun ki mouri yo, byenke règleman neyelandè yo sou sekrè pwofesyonèl ak sou aksè a dosye medikal yon pasyan ki mouri ka toujou bay fanmi yo yon chemen.

Demann lan ale jwenn kontwolè a: pati ki detèmine objektif ak mwayen tretman an. Yon biwo pewòl, yon konpayi hosting oswa yon founisè lojisyèl k ap aji sou enstriksyon se yon procesè , epi li dwe pase demann lan olye pou l reponn li. Lè de òganizasyon detèmine objektif ak mwayen yo ansanm, atik 26 fè yo tounen kontwolè jwenti; yo dwe dakò ant yo menm ki moun ki jere demann aksè yo epi ki rann esans aranjman sa a disponib, men moun ki konsène a ka egzèse dwa a kont nenpòt nan yo.

Jewografi raman yon obstak. Règleman an aplike pou kontwolè ki etabli nan Inyon Ewopeyen an, epi tou pou kontwolè andeyò Inyon Ewopeyen an ki ofri machandiz oswa sèvis bay moun ki nan Inyon Ewopeyen an oswa ki kontwole konpòtman yo. Yon rezidan Neyèlandè ka kidonk adrese yon demann bay yon platfòm etranje, epi peryòd yon mwa a kòmanse lè kontwolè sa a resevwa li.

Nan kontèks travay la, se anplwaye a pèsonèlman ki fè demann lan, epi se yon dwa olye de yon favè. Patwon yo ta dwe atann demann aksè pou diskisyon sou revokasyon ak dispit sou pèfòmans, epi yo pa ta dwe trete moman an kòm yon rezon pou reponn yon lòt jan.

Ki sa yon kopi vle di

Lakou Jistis la te regle pwen sa a nan Ka C-487/21 nan dat 4 me 2023. Yon kopi anba atik 15(3) la dwe yon repwodiksyon fidèl ak konpreyansib tout done pèsonèl k ap trete yo. Yon rezime, yon tablo kategori, oswa yon deskripsyon jeneral sou sa òganizasyon an genyen pa satisfè obligasyon an.

Menm jijman an te reponn kesyon ki pi difisil la, si wi ou non yo dwe remèt tout dokiman yo. An prensip, obligasyon an konsène done yo, pa dosye kote yo ye a. Men, Tribinal la te deside ke yo dwe bay ekstrè nan dokiman, dokiman konplè, oswa ekstrè nan baz done lè sa endispansab pou pèmèt moun ki konsène a konprann done yo epi egzèse dwa li efektivman. Kontèks ka fè pati siyifikasyon an: yon evalyasyon gen sans sèlman nan dokiman ki ankadre li a, epi yon chan vid ka enfòmatif li menm. Tès pratik la pou yon kontwolè se pa si yon dokiman pratik pou pibliye, men si done yo rete konpreyansib san li.

Yon dezyèm jijman, Ka C-307/22 nan dat 26 oktòb 2023, te retire de agiman kontwolè yo te konn apiye sou yo. Moun ki konsène a pa oblije bay yon rezon pou demann lan, epi yon motif ki pa gen rapò ak pwoteksyon done, tankou prepare yon reklamasyon, pa fè demann lan abizif. Epi premye kopi a dwe gratis, menm lè lejislasyon nasyonal la ta pèmèt yon frè pou pwodui dosye.

Yo ka retire dokiman yo lejitim lè yon dokiman genyen done pèsonèl lòt moun tou. Yo ka pibliye yon nòt reyinyon ki anrejistre plizyè anplwaye epi retire oswa netralize pasaj ki konsène kòlèg yo, depi sa ki rete a toujou konpreyansib. Yon dokiman ki konsène ou sèlman, tankou kontra ou ak kondisyon jeneral ki aplike pou ou a, pa prete tèt li pou retire li ditou.

Dat limit, fòma ak pri

Atik 12(3) la bay kontwolè a yon mwa apati dat li resevwa demann lan. Yo ka pwolonje peryòd sa a pou jiska de mwa anplis si demann lan konplèks oswa si kontwolè a te resevwa plizyè demann, men yo dwe kominike pwolongasyon an ak rezon ki fè yo la nan premye mwa a. Silans lan pa yon pwolongasyon. Si kontwolè a pa aji sou demann lan, atik 12(4) la egzije pou li di sa nan yon mwa epi pou enfòme moun ki konsène a sou dwa li pou l pote plent bay yon otorite sipèvizyon epi pou l chèche yon remèd jidisyè.

Pa gen okenn fòm preskri. Yon demann pa imèl , pa lèt, atravè yon fòm sou entènèt, oswa ki fèt oralman valab egalman, epi yon kontwolè pa ka ensiste sou pwòp modèl li kòm yon kondisyon. Lè demann lan fèt elektwonikman, enfòmasyon an ta dwe bay nan yon fòm elektwonik ki itilize souvan sof si moun ki konsène a mande otreman.

Aksè a gratis. Atik 15(3) la pèmèt yon frè rezonab ki baze sou depans administratif sèlman pou plis kopi menm done yo, epi atik 12(5) la pèmèt yon frè rezonab oswa yon refi lè yon demann manifesteman san fondman oswa twòp, an patikilye akòz karaktè repetitif li. Kontwolè a gen responsablite pou demontre karaktè sa a, epi apre jirisprudans 2023 la, papòt la wo: repetisyon poukont li, san plis, pa sifi.

Verifikasyon idantite a otorize men li limite. Atik 12(6) la pèmèt kontwolè a mande plis enfòmasyon lè li gen dout rezonab sou idantite moun ki fè demann lan, e pa plis pase sa. Lè demann lan soti nan yon kont li te ye, li sifi pou l konpare l ak detay kont ki deja egziste yo. Lè yon dokiman idantite vrèman nesesè, nimewo sèvis sitwayen an, foto a ak zòn lizib pa machin nan ta dwe kache, epi nenpòt kopi konsève sèlman pou tan verifikasyon an mande. Egzije yon eskanè paspò konplè kòm estanda se yon vyolasyon an li menm, epi dokiman idantite ki gen done byometrik yo atire règ ki pi strik ankò.

Transmisyon an dwe an sekirite. Voye yon fichye ki pa pwoteje ki gen yon dosye pèsonèl konplè nan yon adrès imel prive se yon vyolasyon done ki pral rive; sèvi ak yon fichye pwoteje ak kle a pataje separeman, oubyen yon pòtal ak otantifikasyon de faktè.

Lè aksè a ka limite oswa refize

Atik 15 la pa absoli. Atik 15(4) la prevwa ke dwa pou jwenn yon kopi pa dwe afekte dwa ak libète lòt moun yon fason negatif, epi resital 63 la nonmen sekrè biznis ak pwopriyete entelektyèl, tankou dwa otè lojisyèl, kòm enterè ki ka peze. Limitasyon an etwat nan de aspè: li aplike a kopi a olye ke dwa fondamantal pou jwenn enfòmasyon an, epi li pa ka lakòz yon refi jeneral. Lè gen yon konfli, kontwolè a dwe chèche wout ki mwens restriksyon an, ki nòmalman se divilgasyon pasyèl ak koreksyon.

Done twazyèm pati yo

Korespondans, nòt reyinyon ak dosye plent yo anjeneral gen ladan yo done pèsonèl plis pase yon moun. Kontwolè a dwe balanse enterè yo, li pa dwe sèlman kenbe yo. An pratik, sa vle di retire non ak enfòmasyon kontak twazyèm pati yo, ranplase yon idantite ak yon deskripsyon net kote idantite a li menm pa enpòtan, oswa bay yon ekstrè olye de tout chèn nan. Sa kontwolè a pa ka fè se refize tout dokiman an paske yon twazyèm pati parèt ladan l.

Enfòmasyon konfidansyèl ak privilèj pwofesyonèl

Yo ka pwoteje sekrè komèsyal, modèl prix ak kòd sous, men repons lan se kalibrasyon olye de silans. Lè gen yon desizyon otomatik, kontwolè a dwe bay enfòmasyon enpòtan sou lojik ki aplike a ak konsekans yo pou moun ki konsène a, ki pa menm ak divilgasyon algoritm lan. Separeman, enfòmasyon ki kouvri pa sekrè pwofesyonèl legal la pwoteje, epi entèraksyon ant devwa divilgasyon ak privilèj se yon pwoblèm rekiran pou konseye yo, ke nou diskite nan atik nou an sou obligasyon rapò ak privilèj.

Restriksyon nan lalwa Olandè a

Uitvoeringswet AVG a gen yon seri restriksyon sou dwa moun ki konsène yo adopte anba atik 23 Règleman an, pou rezon tankou prevansyon ak envestigasyon sou ofans kriminèl, sipèvizyon pa òganizasyon piblik yo, ak pwoteksyon moun ki konsène a oswa dwa lòt moun. Yon kontwolè ki apiye sou youn nan sa yo dwe idantifye li, aplike li nan demann espesifik la, epi kapab jistifye li. Yon deklarasyon jeneral ki di divilgasyon pa nan enterè pèsonn se pa yon restriksyon.

Dosye medikal yo swiv yon chemen apa. Ansanm ak atik 15 la, dispozisyon akò tretman Kòd Sivil Olandè a bay yon pasyan dwa pou enspekte epi jwenn yon kopi dosye li a, epi de wout yo koegziste olye ke yo fè konpetisyon.

Jere yon demann kòm yon kontwolè

Pifò echèk yo se echèk òganizasyonèl olye ke legal. Yon demann ki rive nan yon bwat resepsyon lavant, yon biwo branch oswa nan yon apèl telefòn toujou fè revèy la kòmanse, kidonk premye egzijans lan se pou anplwaye yo rekonèt youn epi dirije li. Dezyèm lan se pou òganizasyon an konnen ki kote done pèsonèl yo ye tout bon: dosye aktivite tretman atik 30 la egzije a se fondasyon pratik pou lokalize yo, epi yon kontwolè ki pa ka fouye pwòp sistèm li yo ap rate dat limit la kèlkeswa bon entansyon li genyen.

Apati de la, pwosesis la se yon pwosesis mekanik. Akize resi epi anrejistre dat la. Verifye idantite a yon fason pwopòsyonèl. Defini sijè ki abòde lan avèk moun ki fè demann lan si demann lan trè laj, san w pa itilize konvèsasyon sa a kòm yon taktik pou retade demann lan. Fouye nan sistèm yo, tankou bwat lèt achiv yo ak zouti pou jere tikè yo. Efase done twazyèm pati yo anba yon dezyèm pè je. Voye kopi a ansanm ak enfòmasyon atik 15(1) an, alekri, epi kenbe yon dosye sou sa ki te divilge ak sa ki te kenbe ak rezon yo. Se dosye sa a Otoriteit Persoonsgegevens ap mande si yon plent rive apre sa.

De abitid diminye volim travay la pou tout tan: aplike peryòd retansyon yo, paske done ki efase legalman pa janm oblije divilge, epi ekri nòt entèn sou sipozisyon ke moun ki konsène a ka li yo.

Kisa pou fè si kontwolè a pa reponn

Kòmanse avèk yon rapèl ki gen dat epi ki idantifye demann orijinal la, ki endike dat yo te voye l la, epi ki note ke peryòd ki nan atik 12(3) la ekspire. Yon delè kout, youn oubyen de semèn, se rezonab. Yo reponn yon gwo pwopòsyon demann nan etap sa a, epi rapèl la kreye tou tras papye w ap bezwen pita.

Si sa pa mache, gen de wout ki disponib epi ou ka itilize yo an paralèl. Premye a se yon plent bay Autoriteit Persoonsgegevens anba atik 77 la. Otorite sipèvizyon an ka mennen ankèt, bay kontwolè a lòd pou l konfòme li, enpoze yon lòd ki gen ladan l yon peman amann epi, nan ka grav, yon amann administratif. Sa li pa fè se ba ou anyen pèsonèlman, epi delè a se delè yon regilatè olye de yon kontèstasyon.

Dezyèm wout la se tribinal la, epi nan Peyi Ba yo li aksesib yon fason ki dwòl. Atik 35 nan Uitvoeringswet AVG a pèmèt yon pati ki enterese pou l aplike nan tribinal distri a pa mwayen yon petisyon pou l jwenn yon lòd pou kontwolè a aksepte oswa refize demann lan. Twa karakteristik nan dispozisyon sa a enpòtan nan pratik. Yo dwe depoze petisyon an nan sis semèn apre yo fin resevwa repons kontwolè a. Lè kontwolè a pa reponn nan peryòd atik 12(3) la, pa gen okenn limit tan ki aplike ditou. Epi atik 35(4) la prevwa ekspresman ke yo pa bezwen depoze petisyon an pa yon avoka, sa ki fè pwosedi a disponib pou moun ki pa gen reprezantasyon, menm si sibstans lan anjeneral bezwen konsèy.

Yo kapab tou prezante ka ijan yo nan pwosedi rezime, epi yo ka mete yon reklamasyon pou konpansasyon anba atik 82 a ansanm ak yon reklamasyon sibstansyèl. Sou domaj yo, se pou ou reyalis: Tribinal Jistis la te deside ke yon vyolasyon pa poukont li kreye yon dwa pou konpansasyon, epi moun ki fè reklamasyon an dwe montre domaj reyèl, byenke domaj ki pa materyèl ka kalifye epi pa gen okenn papòt minimòm gravite. Lwa sou ka aksè yo modès, epi valè pwosedi a se nan jwenn done yo. Apèsi nou sou fason pwosedi yo devan yon tribinal neyelandè montre sa ou dwe atann.

Fè yon demann ki mache

Yon demann pa bezwen elabore, men yon demann ki byen planifye ap jwenn repons pi vit epi li pi difisil pou bloke. Di kiyès ou ye e nan ki kapasite òganizasyon an konnen ou, site yon nimewo kliyan oswa yon nimewo pèsonèl. Gade atik 15 la eksplisitman, pou pa gen okenn diskisyon pita sou sa ou te mande a. Lè w enterese nan yon pwoblèm byen defini, bay non peryòd la ak sistèm yo: korespondans ak yon depatman ant de dat, oswa antre nan yon aplikasyon espesifik. Mande eksplisitman enfòmasyon siplemantè ki nan atik 15(1) an, pa sèlman done yo. Epi endike kijan ou vle resevwa li.

Subject: Request for access under article 15 GDPR / AVG

Dear Sir or Madam,

Under article 15 of the General Data Protection Regulation I request confirmation
whether you process personal data concerning me and, if so, a copy of those data
together with the information listed in article 15(1)(a) to (h) and, where relevant,
article 15(2).

My request concerns the period from [date] to [date] and in particular [systems,
departments or types of record].

I am known to you as [name, date of birth, customer or personnel number]. Please
provide the information electronically, in a secure manner, within the period of
one month laid down in article 12(3).

Yours faithfully,
[Name and contact details]

Kenbe dokiman yo voye a, note dat la, epi note dat limit la nan yon ajanda. Lè repons lan rive, li l parapò ak uit atik ki nan atik 15(1) yo olye pou w sèlman gade dokiman yo tache; enfòmasyon siplemantè ki pa konplè se defo ki pi komen epi se li ki pi fasil pou konteste. Si done yo pa egzak oswa twòp, pwochen etap natirèl la se yon demann pou koreksyon oswa efasman, ki baze sou menm prèv yo.

Dwa aksè a senp an prensip e teknik nan aplikasyon, pou tou de bò demann lan. Law & More konseye moun ki pa jwenn repons, tankou anplwaye ak ansyen anplwaye k ap fè fas ak yon dosye pèsonèl, ak òganizasyon ki bezwen yon pwosesis defansab pou jere demann, koreksyon ak refi. Di nou kijan sitiyasyon w lan yeN ap fè w konnen opsyon ou yo nan yon jou ouvrab.

Kouman Law & More kapab ede w ak sa a eksplike sou nou an Avoka IT paj.