Yon reyinyon aksyonè dijital se yon reyinyon jeneral yon NV oswa yon BV kote aksyonè yo patisipe, pale epi vote atravè mwayen kominikasyon elektwonik olye pou yo patisipe an pèsòn. Dapre lalwa Olandè a jan l ye a, yon konpayi ka òganize yon reyinyon ibrid sou baz atik 2:117a ak 2:227a nan Kòd Sivil Olandè a, depi règleman asosyasyon an pèmèt li, men yon kote reyinyon fizik toujou obligatwa. Yon reyinyon totalman vityèl vin posib sèlman lè Lwa sou Reyinyon Jeneral Dijital la, ki te adopte an 2026, antre an vigè pa dekrè wayal.
Sa lalwa Olandè a pèmèt jodi a
Pwen depa nan Liv 2 Kòd Sivil Olandè a se yon reyinyon ki fèt nan yon kote. Pou yon NV, reyinyon jeneral la fèt nan minisipalite ki nonmen nan atik asosyasyon an, epi menm règ la aplike pou yon BV. Yo ka adopte rezolisyon yon lòt kote, men sèlman si tout moun ki gen dwa patisipe yo prezan oswa reprezante.
Otou nwayo fizik sa a, lalwa a te bati de wout elektwonik, epi toulede deja disponib.
- Patisipasyon elektwonik nan reyinyon an. Atik 2:117a BW (NV) ak 2:227a BW (BV) pèmèt règleman asosyasyon an prevwa ke yon aksyonè ka patisipe, pale epi vote pa mwayen kominikasyon elektwonik. Gen twa kondisyon ki aplike: aksyonè a dwe idantifyab atravè mwayen elektwonik yo itilize a, li dwe kapab swiv pwosedi yo dirèkteman, epi li dwe kapab patisipe nan deliberasyon yo. Konsèy administrasyon an ka fikse kondisyon sou itilizasyon teknoloji a, depi yo sèvi idantifikasyon ak bon jan dewoule reyinyon an epi yo anonse yo ak avi a.
- Vòt anvan reyinyon an. Atik 2:117b BW ak 2:227b BW pèmèt règleman asosyasyon an prevwa vòt yo ka jete elektwonikman nan yon peryòd anvan reyinyon an, jiska trant jou anvan. Vòt sa yo konte kòm vòt ki jete nan reyinyon an menm.
Genyen tou yon wout ki evite yon reyinyon nèt. Pou yon BV, atik 2:238 BW pèmèt pran desizyon deyò yon reyinyon si chak moun ki gen dwa reyinyon te bay konsantman pou fason sa a pou pran desizyon; konsantman an ka bay elektwonikman, epi direktè yo ak nenpòt direktè sipèvizè dwe premye gen opòtinite pou bay konsèy. Yon NV ki gen sèlman aksyon anrejistre epi ki pa gen resi depo ki gen dwa reyinyon gen yon opsyon konparab. Pou konpayi ki byen òganize, sa a souvan se solisyon ki pi rapid ak pi solid la, epi li pa afekte pa deba sou reyinyon vityèl yo.
Sa lalwa Neyèlandè a poko pèmèt se yon reyinyon san okenn lokal fizik ditou. Lejislasyon ijans tanporè a ki te pèmèt reyinyon totalman vityèl pandan pandemi an te ekspire 1ye fevriye 2023, e depi lè sa a, reyinyon ibrid se pi lwen yon konpayi ka ale. Konsèy administrasyon ki toujou kwè yon reyinyon totalman dijital pèmèt ap travay sou yon sipozisyon ki pa valab ankò, epi rezolisyon yo adopte yo ekspoze. Pratik dwa antrepriz nou an regilyèman wè atik asosyasyon ki ekri an 2020 ak 2021 ki sipoze règ ijans yo toujou an plas.
Lwa sou Reyinyon Jeneral Dijital la ak ki lè li antre an vigè
Lwa sou reyinyon jeneral dijital moun legal prive yo ( Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen ) konble espas sa a. Chanm Reprezantan yo te adopte pwojè lwa a nan dat 16 desanm 2025 epi Sena a te adopte l nan dat 2 jen 2026. Lwa a date 3 jen 2026 epi li te pibliye nan Bilten Lwa ak Dekrè yo nan dat 30 jen 2026 kòm Stb. 2026, 161.
Li poko antre an vigè. Lwa a antre an vigè nan yon dat ki pral fikse pa dekrè wayal, epi dat sa a ka fikse yon fason diferan pou diferan atik oswa pati ladan yo. Pa t gen okenn dat ki te fikse nan moman sa a. Jiskaske dekrè wayal la parèt nan Bilten Lwa ak Dekrè yo, règ ki deja egziste yo ki dekri pi wo a kontinye aplike nèt, epi yon konpayi ki òganize yon reyinyon vityèl sèlman pandan tan sa a ap pran menm risk li te pran anvan an.
Sa Lwa a chanje, yon fwa li aplike, se bagay sa yo. Li modifye dispozisyon Liv 2 sou reyinyon jeneral NV ak BV a, epi li fè menm bagay la tou pou asosyasyon yo ak koperativ yo, pou yon reyinyon jeneral totalman dijital vin posib lè atik asosyasyon an prevwa sa. Kondisyon teknik yo ekri nan lwa a: patisipan yo dwe idantifyab pa mwayen elektwonik, yo dwe kapab egzèse dwa vòt yo dirèkteman, epi yo dwe kapab swiv pwosedi yo epi patisipe nan diskisyon an atravè kominikasyon odyovizyèl bidireksyonèl an tan reyèl. Kondisyon ki enpoze sou itilizasyon teknoloji a dwe rezonab ak nesesè, epi yo dwe anonse davans ak avi a. Pou asosyasyon pwopriyetè yo, Lwa a ajoute yon pwoteksyon: manm ki reprezante yon ka nan vòt yo ka mande alekri, nan sèt jou apre avi a, pou reyinyon an vin aksesib fizikman tou. Lwa a egzije tou minis la pou l rapòte sou fonksyònman li nan senk ane.
Mesaj pratik pou konsèy administrasyon yo se ke pwojè sa a gen yon delè, se pa yon bouton pou yo aktive lè dekrè wayal la parèt. Pou modifye atik asosyasyon an, sa mande yon rezolisyon aksyonè yo ak yon akte notè, epi redaksyon an dwe prevwa yon lwa ki poko an vigè. Prepare kounye a epi egzekite lè lwa a aplike se lòd ki lojik la.
Fòma reyinyon yo anba lalwa Olandè a
| Fòma reyinyon | Karakteristik kle | Pozisyon legal |
|---|---|---|
| Totalman fizik | Tout aksyonè yo prezan an pèsòn nan kote ki endike nan avi a. | Toujou otorize; se sa ki pa defo anba Liv 2 BW. |
| Hybrid | Y ap fè yon reyinyon fizik epi aksyonè yo ka patisipe tou elektwonikman. | Otorize si règleman asosyasyon yo prevwa sa, dapre atik 2:117a ak 2:227a BW, epi sèlman si yo ka idantifye aksyonè ki lwen yo, swiv pwosedi yo dirèkteman epi patisipe nan deliberasyon yo. |
| Rezolisyon alekri oswa deyò reyinyon an | Pa gen reyinyon ki fèt; yo adopte rezolisyon an alekri. | Disponib pou yon BV anba atik 2:238 BW si tout moun ki gen dwa pou reyini dakò ak fason sa a pou pran desizyon, epi pou yon NV ki gen sèlman aksyon anrejistre nan kondisyon konparab. |
| Totalman dijital | Pa gen okenn lokal fizik ditou; reyinyon an fèt sèlman sou entènèt. | Poko otorize. Li vin posib anba Lwa sou Reyinyon Jeneral Dijital la (Stb. 2026, 161) yon fwa Lwa sa a antre an vigè pa dekrè wayal, epi sèlman si atik asosyasyon an prevwa sa. |
Distenksyon an enpòtan paske konsekans yon move desizyon se pa yon amann men yon rezolisyon ki pa valab. Yon defo nan fason yo konvoke oswa fè yon reyinyon fè rezolisyon yo pran la yo ka anile anba atik 2:15 BW, epi yon rezolisyon ki adopte an vyolasyon yon dispozisyon legal obligatwa sou fòmasyon li ka menm vin nil epi san valè anba atik 2:14 BW. Nenpòt moun ki gen yon enterè rezonab ka depoze yon reklamasyon anilasyon, epi reklamasyon an ekspire yon ane apre fen jou rezolisyon an te vin konnen oswa te notifye bay moun ki fè reklamasyon an. Yon ane se yon bon bout tan pou kite yon randevou, yon emisyon aksyon oswa yon modifikasyon nan atik yo an pandye.
Konpayi ki nan lis, asosyasyon ak koperativ
NV ki nan lis yo fonksyone nan yon kouch règ siplemantè. Peryòd avi karant-de jou atik 2:115 lid 2 BW a konbine avèk yon dat anrejistreman legal, kidonk dwa pou patisipe epi vote mezire nan yon jou fiks anvan reyinyon an olye de jou a menm, epi aksyon ki fè kòmès apre dat sa a pa chanje moun ki ka vote. Ajanda a dwe pibliye ansanm ak avi a, aksyonè ki gen papòt legal la ka mete atik sou li, epi konpayi an dwe fè dokiman reyinyon yo disponib elektwonikman. An pratik, konpayi ki nan lis yo te òganize reyinyon ibrid pandan plizyè ane, epi Lwa sou Reyinyon Jeneral Dijital la ekri pou yon reyinyon totalman dijital nan yon konpayi ki nan lis rete sijè a dispozisyon espesifik sa yo.
Lwa a pa limite a konpayi sèlman. Li modifye dispozisyon Liv 2 sou asosyasyon ak koperativ tou, sa ki enpòtan pou anpil klib espòtif, asosyasyon komès ak biznis koperativ ki gen manm yo gaye toupatou nan peyi a, epi li trete separeman asosyasyon pwopriyetè yo, kote yon minorite ki reprezante yon ka nan vòt yo ka ensiste pou reyinyon an aksesib fizikman tou. Fondasyon yo pa gen reyinyon jeneral, men yon fondasyon ki gen règleman ki prevwa yon gwoup patisipan ka prete menm lojik redaksyon an lè règleman li yo revize.
Fè atik asosyasyon yo byen
Chak wout elektwonik ki anwo yo depann de atik asosyasyon an ( statuten ). Si yo pa di anyen, konpayi an limite a yon reyinyon fizik, kèlkeswa sa teknoloji a ka fè. Se poutèt sa, revize atik yo se premye etap la, epi se etap ki pi souvan rate.
Twa kesyon deside sa konpayi an ka fè. Èske atik yo pèmèt patisipasyon elektwonik nan reyinyon an anba atik 2:117a oswa 2:227a BW? Èske yo pèmèt vòt elektwonik davans anba atik 2:117b oswa 2:227b BW? Epi èske yo gen yon kloz ki pral pèmèt yon reyinyon totalman dijital yon fwa nouvo lwa a aplike, ekri yon fason pou li pa gen entansyon otorize yon bagay lalwa a poko pèmèt. Yon kloz ki bay konsèy la diskresyon pou chwazi fòma a, dapre kondisyon legal ki an vigè nan moman an, pi dirab pase yon kloz ki lye ak yon teknoloji patikilye.
Pou modifye atik yo, ou bezwen yon rezolisyon nan asanble jeneral la, pran ak majorite atik yo preskri a, epi yon akte notè ki siyen pa yon notè lalwa sivil Olandè. Lè konpayi an gen yon konsèy sipèvizyon oubyen detantè resi depo ki gen dwa pou reyini, pozisyon yo bezwen verifikasyon tou. Atik nou an sou atik asosyasyon yo nan Oland eksplike pwosedi a, epi apèsi nou an sou yon kad gouvènans antrepriz ki solid mete l nan yon imaj gouvènans jeneral.
Konvokasyon reyinyon an: peryòd avi ak idantifikasyon
Avi a ( oproeping ) detèmine si reyinyon an ka fèt valabman. Peryòd minimòm legal yo fèm. Pou yon BV, avi a dwe bay pa pita pase wityèm jou anvan reyinyon an (atik 2:225 BW). Pou yon NV, se kenzyèm jou a (atik 2:115 lid 1 BW), epi pou yon konpayi ki gen aksyon yo admèt nan komès sou yon mache reglemante, karant-dezyèm jou a (atik 2:115 lid 2 BW). Yon peryòd ki pi kout vle di pa gen okenn rezolisyon valab ki ka pran, sof si nan yon BV tout moun ki gen dwa reyinyon dakò ak pran desizyon an epi direktè yo ak direktè sipèvizè yo te gen opòtinite pou bay konsèy an premye.
Anplis kontni òdinè a, yon avi pou yon reyinyon ak patisipasyon elektwonik dwe eksplike kijan patisipasyon sa a fonksyone. Li ta dwe etabli platfòm nan ak kijan pou rive la, kijan aksyonè yo pral idantifye elektwonikman, kijan pou egzèse dwa pou pale ak pou poze kesyon, kijan vòt elektwonik la fèt e kilè, epi kijan yon prokurasyon ka akòde epi soumèt. Lè vòt yo ka fèt elektwonikman anvan reyinyon an, avi a dwe endike peryòd kote sa posib.
Vòt pa prokurasyon pa afekte pa fòma a. Yon aksyonè ki pa ka patisipe ka toujou bay yon prokurasyon alekri, epi avi a ta dwe di kijan pou soumèt yon prokurasyon siyen ak kilè. Konpayi an dwe kapab verifye ke prokurasyon an soti nan men aksyonè ki anrejistre nan rejis aksyon an, kidonk yon kanal an sekirite ak yon dat limit klè vo plis pase yon kanal permisif.
Teknoloji ki satisfè tès legal la
Chwazi yon platfòm se yon desizyon legal anvan li se yon desizyon IT. Kondisyon legal yo tradui an yon ti kantite kapasite ke sistèm nan dwe genyen, epi yon difizyon an dirèk yon sèl direksyon ak yon fenèt chat pa pami yo.
Twa egzijans ki gen pwa legal yo se idantifikasyon, entèraksyon an tan reyèl ak vòt verifye. Aksyonè a dwe idantifye atravè mwayen elektwonik yo itilize a, ki an pratik vle di kalifikasyon aksè ki lye ak antre nan rejis aksyon an, ranfòse pa yon dezyèm faktè oswa yon sèvis idantite dijital ou ka fè konfyans. Aksyonè a dwe kapab swiv pwosedi yo dirèkteman epi patisipe nan diskisyon an, ki mande yon kanal bilateral reyèl olye de yon difizyon. Epi vòt la dwe kaptire avèk presizyon, atribiye a yon aksyonè idantifye, epi repwodibl apre sa nan jounal sistèm yo.
Karakteristik platfòm esansyèl ak rekòmande
| Karakteristik | Kondisyon legal | Pratik rekòmande |
|---|---|---|
| Idantifikasyon aksyonè | Fòk yo ka idantifye aksyonè a atravè mwayen elektwonik yo itilize a, epi yo dwe verifye l nan rejis aksyon an. | Otantifikasyon plizyè faktè oubyen yon sèvis idantite dijital ou fè konfyans, avèk yon pwosedi sekou ki anonse nan avi a. |
| De-fason kominikasyon | Odyo an tan reyèl, epi anba nouvo Lwa a odyovizyèl, sa ki pèmèt aksyonè a swiv pwosedi yo dirèkteman epi patisipe nan deliberasyon yo. | Yon fonksyon kesyon modere, yon fil datant pou leve men ak yon kanal apa pou pwen pwosediral yo. |
| Elektwonik vòt | Vòt ki atribiyab a aksyonè idantifye, konte avèk presizyon epi yo ka rekonstwi. | Vòt pondere ki koresponn ak rejis aksyon an, epi rezilta yo parèt epi li nan pwose vèbal la imedyatman. |
| Disponibilite | Anfèt, sistèm nan dwe pèmèt patisipasyon pandan tout reyinyon an. | Sipò teknik an dirèk, yon repetisyon ak prezidan an, epi yon chanèl rezèv ki pibliye. |
| Done pwoteksyon | Tretman done pèsonèl yo dwe konfòm ak GDPR la ak Lwa Aplikasyon GDPR Olandè a. | Yon akò alekri ak moun k ap trete done yo, yon hébergement nan Inyon Ewopeyen an, ak yon peryòd retansyon defini pou anrejistreman ak jounal yo. |
Anrejistre chwa a. Yon ti memorandòm teknolojik, ki eksplike poukisa yo te chwazi platfòm nan, kijan li satisfè atik 2:117a oswa 2:227a BW, ki pwosedi idantifikasyon ak vòt yo ye epi kisa k ap pase si sistèm nan echwe, se dokiman ki reponn a yon defi nan reyinyon an yon ane apre. Kenbe l avèk enstriksyon yo voye bay aksyonè yo ak jounal sistèm aksè, demann pou pale ak vòt yo.
Prezide yon reyinyon ki fèt pa mwayen elektwonik
Prezidan an gen plis responsablite sou entènèt pase nan yon sal, paske siyal òdinè nan yon reyinyon fizik yo absan. Travay la se pou asire, epi pou kapab montre apre sa, ke chak aksyonè te gen yon opòtinite reyèl pou pale epi pou vote.
Kòmanse pa eksplike règ angajman yo: kijan pou mande lapawòl, konbyen tan yon kontribisyon ka dire, kijan kesyon yo soumèt davans yo pral trete, kijan vòt la pral fèt ak sa k ap pase si koneksyon an echwe. Mande oratè yo pou yo bay non yo anvan yo pale, pou pwosè vèbal la ka anrejistre ki moun ki te di kisa. Kenbe lis moun ki nan lis moun k ap pale yo vizib epi travay sou li nan lòd; yon devyasyon san eksplikasyon nan lòd yo te anonse a se egzakteman kalite detay ki parèt nan yon reklamasyon anilasyon.
Pou vòt la menm, eksplike pwosedi a anvan premye pwen an, konsidere yon vòt esè ki pa obligatwa pou aksyonè yo ka jwenn koòdone a, epi anonse rezilta chak vòt an antye, ak vòt pou, vòt kont ak abstansyon. Chif sa yo dwe nan pwosè vèbal la.
De pwoblèm retounen. Si yon aksyonè rapòte yon pann teknik, dirije l nan chanèl sipò a epi anrejistre rapò a; si pann lan gaye toupatou epi li anpeche patisipasyon, pi bon fason pou fè se sispann reyinyon an epi, si li pa ka rezoud, ranvwaye li. Ensiste sou yon vòt ke yon kantite siyifikatif aksyonè pa t kapab bay se fason ki pi sèten pou pèdi rezolisyon an pita. Si yon patisipan deranje moun, avèti l, epi sèlman apre sa sèvi ak kontwòl platfòm nan pou mete l sou silans oswa retire l, note avètisman an ak aksyon an nan pwose vèbal la.
Apre reyinyon an: rapò, ekzekisyon ak dokiman depoze
Pwovèb yo ( notulen ) se prèv ki montre reyinyon an te konfòm ak lalwa, epi pou yon reyinyon elektwonik, yo bezwen di plis pase dabitid. Anrejistre kijan yo te idantifye epi admèt chak aksyonè, sa prezidan an te anonse sou patisipasyon ak vòt, rezilta konplè chak vòt ki soti nan jounal platfòm nan, ak nenpòt pwoblèm teknik ansanm ak etap ki te pran pou rezoud li. Pwovèb yo adopte jan atik asosyasyon an preskri, swa nan reyinyon an menm oswa apre pa prezidan an ak sekretè a.
Apre sa, fòk yo egzekite rezolisyon yo. Gen kèk ki pran efè imedyatman, tankou adopsyon kont anyèl yo oubyen akòde dechaj la. Gen lòt ki bezwen plis etap. Nominasyon oubyen revokasyon yon direktè dwe anrejistre nan rejis komès Chanm Komès la ( Kamer van Koophandel ), yon amannman nan atik asosyasyon an mande yon akte notè epi notè a depoze l, epi yon fizyon oubyen yon divizyon swiv pwòp pwosedi legal li. Jiskaske yo anrejistre yon chanjman, twazyèm pati ki pa t konnen l ka konte sou pozisyon ki parèt nan rejis la, se poutèt sa depoze rapid la enpòtan. Lè dokiman yo siyen adistans, atik nou an sou valè legal siyati dijital yo eksplike ki fòm siyati ki apwopriye.
Kenbe tout dosye a ansanm: avi a, prèv voye a, memorandòm teknoloji a, jounal aksè ak vòt yo, prokurasyon yo ak pwose vèbal yo adopte yo. Dosye sa a se repons a yon reklamasyon anilasyon anba atik 2:15 BW, epi li vo pi plis pase yon souvni sou kijan reyinyon an te pase.
Komisyon senaryo pratik yo poze kesyon sou
Èske yo ka refize aksè lè idantifikasyon an echwe?
Wi, epi lè idantite pa ka etabli, konpayi an ta dwe refize aksè, paske se sèlman moun ki gen dwa patisipe epi vote. Pwoteksyon an se pwosedi: avi a dwe endike egzakteman kijan idantifikasyon an fonksyone, ki lòt wout ki disponib si metòd prensipal la echwe, epi kilè yon aksyonè dwe soulve yon pwoblèm. Yon refi ki swiv yon pwosedi anonse se yon refi ki ka defann; yon refi ki enprovize pa ka defann.
E si yon pwoblèm teknik deranje yon vòt
Trete vòt la kòm yon bagay ki konpwomèt. Prezidan an ta dwe sispann reyinyon an, detèmine konbyen aksyonè ki te afekte, epi si pwoblèm nan pa ka rezoud byen vit, li ta dwe leve reyinyon an epi reprann li avèk yon nouvo avi. Yon rezolisyon ki adopte pandan yon kantite aksyonè konsiderab pa t kapab vote ka anile dapre atik 2:15 BW, epi pri pou reprann reyinyon an toujou pi ba pase pri yon rezolisyon ki pa valab. Li saj pou bay prezidan an yon manda klè nan atik asosyasyon an oswa nan règleman reyinyon an pou l sispann oswa leve reyinyon an pou rezon teknik.
Èske konpayi an dwe bay sipò teknik?
Lalwa a pa preskri yon sèvis asistans, men li egzije pou aksyonè a ka swiv pwosedi yo epi patisipe. Si yon aksyonè eskli akoz yon pwoblèm konpayi an te ka ede rezoud yon fason rezonab, omisyon sa a ka jistifye yon kontestasyon kont rezolisyon an. Yon kanal sipò ki anonse nan avi a, ki gen pèsonèl pandan tout dire reyinyon an, se solisyon pratik la.
Ki jan ou pwouve ke chak aksyonè te kapab pale?
Atravè konbinezon yon pwosesis anrejistre ak yon prezisyon ki konsistan. Platfòm nan ta dwe make chak demann pou pale, prezidan an ta dwe travay nan fil datant lan nan lòd yo te anonse a, epi rapò yo ta dwe anrejistre ki moun ki te pale ak nan ki sekans. Ansanm, tout bagay sa yo transfòme yon enpresyon sibjektif sou jistis an prèv.
Èske yon konpayi ka deja òganize yon reyinyon san yon lokal fizik?
Poko. Jiskaske Lwa sou Reyinyon Jeneral Dijital la antre an vigè pa dekrè wayal, yon reyinyon jeneral yon NV oswa yon BV bezwen yon kote reyinyon fizik, ak patisipasyon elektwonik anplis. Konpayi ki vle evite yon reyinyon nèt ta dwe pito konsidere yon fason pou pran desizyon deyò reyinyon an dapre atik 2:238 BW, ki disponib jodi a pou yon BV ki gen tout aksyonè ki dakò ak wout sa a.
Kouman Law and More ka ede
Reyinyon dijital yo soulve yon kesyon legal senp ak yon repons san pitye: swa fòma a te otorize epi pwosedi a te swiv, oswa rezolisyon yo ka konteste. Avoka antrepriz nou yo revize epi modifye atik asosyasyon yo, ekri règleman ak avi reyinyon, bay konsèy sou kondisyon yon platfòm dwe satisfè, epi aji pou konpayi yo ak aksyonè yo lè yon rezolisyon konteste. Si w ap prepare pou Lwa sou Reyinyon Jeneral Dijital la oswa w ap planifye yon reyinyon ibrid sezon sa a, kontakte Law and More pou yo verifye aranjman yo anvan yo pibliye avi a.
